Payroll Manager: ruolo e formazione

In generale il lavoro delle Risorse Umane consiste nella gestione di team e talenti. Di conseguenza, richiede capacità di negoziazione e di ascolto e un buono spirito organizzativo. Tra i vari incarichi figura il Payroll Manager (PM), noto anche col nome di Payroll Officer, Head of Payroll Department/Service, Payroll and Personnel Administration Manager, che supervisiona un dipartimento composto da tecnici e responsabili del libro paga. Si occupa di tutti gli elementi del libro paga, fissi come gli stipendi e i contributi previdenziali, o variabili, come i congedi retribuiti, gli straordinari e le assenze per malattia. Il responsabile delle paghe gestisce anche gli oneri sociali preparando le varie dichiarazioni ed effettuando i pagamenti. Si assicura, quindi, che le operazioni relative alle buste paga si svolgano senza intoppi, garantendo che i trasferimenti vengano effettuati in tempo. Il Payroll Manager è il punto di riferimento per le istituzioni di controllo e le organizzazioni sociali. È anche il referente privilegiato dei dipendenti per tutte le domande e i problemi relativi agli stipendi, alle ferie e agli oneri sociali.

Il Payroll Manager può svolgere un ruolo chiave nell'implementazione e nell'evoluzione del software di gestione delle retribuzioni. Può proporre un piano di formazione per programmare l'aumento delle competenze dei team, in collaborazione con i dipartimenti di formazione e IT.

In qualità di professionista del diritto del lavoro assicura che le operazioni relative al libro paga si svolgano senza intoppi ogni mese e corregge gli eventuali errori segnalati dai dipendenti. È responsabile della riscossione e del calcolo della retribuzione variabile e del conteggio delle assenze dovute a congedi retribuiti o malattie. È inoltre incaricato di tenere aggiornati i diversi tipi di trattenute sui salari e i diversi tipi di rimborso. Ha il compito di garantire che i vari oneri parafiscali e i contributi previdenziali siano pagati entro i termini previsti.

La prima missione del Payroll Manager è quella di mantenere un dialogo continuo con i dipendenti, gli organi di rappresentanza di quest’ultimi e le parti sociali. Deve essere in grado di rispondere alle loro domande e di preparare gli accordi sociali. È inoltre tenuto a partecipare a tutti i progetti delle Risorse Umane. Deve anche consigliare i manager su questioni quali le procedure disciplinari, la gestione dei rappresentanti dei dipendenti e le regole sugli straordinari. Fornisce al management un'adeguata consulenza sui vincoli legali e supporto nei rapporti con i fondi pensione e sugli adattamenti alle nuove normative.

Il responsabile del libro paga è tenuto a conoscere tutti gli obblighi di legge relativi all'amministrazione del personale e al libro paga. Deve essere attento ai grandi cambiamenti che riguardano l'azienda e il suo ambiente, come ad esempio la situazione economica, le fusioni e la vendita di un'attività. Deve elaborare o sviluppare procedure interne quali le regole per l'utilizzo dei veicoli aziendali, regole etiche, sistemi collettivi di remunerazione variabile o di rimborso spese.

Il Payroll Manager supervisiona un team che ha il compito di assicurare il rispetto delle regole interne dell'azienda e del codice del lavoro. Insieme al gruppo monitora tutti i processi di gestione del tempo, gestisce gli incidenti e le misure disciplinari. È inoltre responsabile dei rapporti con gli enti sociali e dell'applicazione delle norme del contratto collettivo e di quelli aziendali. Egli è responsabile della preparazione di tutti i documenti normativi relativi alla gestione del personale e della redazione dei contratti di lavoro, delle modifiche, dei saldi dei conti e dell'appartenenza ai vari fondi. In breve, deve tenere aggiornati gli archivi amministrativi di tutti i dipendenti. Infine, ma non meno importante, deve gestire il libro paga, caratterizzato da elementi fissi come stipendi, ferie, anzianità ed elementi variabili come bonus, straordinari, partecipazione agli utili, incidenti o malattie. Deve anche preparare le dichiarazioni obbligatorie e pagare i contributi.

Il responsabile del libro paga è tenuto a redigere il bilancio sociale dell'azienda ed anche le dashboard che gli consentono di monitorare il personale e di registrare le retribuzioni, le ferie, le assenze, gli infortuni sul lavoro e qualsiasi altra attività. Egli deve analizzare i dati raccolti e segnalarli alla sede centrale o al comitato direttivo dell'azienda.

Riepilogo delle competenze per questo lavoro:

La padronanza del software di gestione delle retribuzioni è essenziale. Lo stesso vale per i comuni strumenti di office automation, banche dati e statistiche. Inoltre, il Payroll Manager deve conoscere l'organizzazione, la cultura, le linee di business e le pratiche consolidate all'interno dell'azienda. Deve avere comprovate competenze legali ed essere pienamente consapevole degli obblighi legali relativi alla gestione del personale.

Sono richieste innegabili capacità organizzative, in quanto il PM è responsabile di molti dossier, a volte incentrati su questioni molto distanti tra loro. Deve avere una propensione ai numeri perché la dimensione statistica è onnipresente nel suo lavoro. Deve dimostrare grande disponibilità per poter rispondere in ogni momento alle domande dei dipendenti o dei sindacati ed essere rigoroso perché il minimo errore di gestione può avere un impatto diretto e negativo sulla vita dei lavoratori.

La prima qualità di un Payroll Manager è il rispetto della riservatezza. Deve ispirare fiducia e stabilire rapporti cordiali con gli altri dipendenti. Sono richieste qualità relazionali, in quanto è in contatto con molti altri reparti dell'azienda. Il PM deve essere obiettivo e imparziale per non cedere alla tentazione di favorire un lavoratore rispetto ad un altro a causa di fattori emotivi, oltre che fermo e coerente nelle parole e nelle azioni. Sono necessari uno spirito di sintesi e di analisi, oltre a una grande pazienza e tenacia nella ricerca degli errori in caso di reclamo. È richiesta discrezione in quanto si occupa di un'area particolarmente sensibile.

La posizione di Payroll Manager è aperta a candidati con 5-10 anni di esperienza nella gestione delle retribuzioni o a manager con almeno tre anni in una società o società di consulenza in qualità di commercialista, tecnico o responsabile delle buste paga. Possibilmente ha conseguito un diploma di laurea in amministrazione delle retribuzioni e del personale o un master in gestione delle risorse umane.

È possibile anche che abbia alle spalle una formazione contabile.

Noi di Cegos possiamo offrire percorsi formativi per rafforzare le conoscenze e le abilità indispensabili per cogliere l’opportunità di accedere a questa posizione.